XOLIT S.A.S. — Bogotá D.C., Colombia
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de XOLIT S.A.S. (en adelante, la EMPRESA), sociedad comercial de derecho privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En él se describen los mecanismos por medio de los cuales la EMPRESA garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
La EMPRESA es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Bogotá D.C., cuyos datos de contacto e identificación son los siguientes:
> Razón Social: XOLIT S.A.S.
> NIT: 901.310.911-3
> Dirección: Carrera 10 # 97A - 13, Torre B - Oficina 202, Bogotá D.C., Colombia.
> Teléfono: (601) 743 3323
> Correo electrónico: info@xolit.com
> Sitio Web: www.xolit.com
Para efectos de la presente política, se acogen las definiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012:
> Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
> Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
> Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
> Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
> Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (en este caso, XOLIT S.A.S.).
> Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
> Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
La EMPRESA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
> Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
> Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
> Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
> Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
> Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
> Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
> Principio de seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
> Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). Adicionalmente, dependiendo de la naturaleza de la base de datos:
> Empleados y Contratistas: Se incluye información sobre historia laboral y académica, y datos sensibles requeridos por la relación laboral (como datos biométricos o de salud en el marco del SG-SST), siempre con previa autorización.
> Clientes y Proveedores (Tech): Se almacenan datos de representantes legales, contactos técnicos y administrativos necesarios para la prestación de servicios de tecnología.
> Datos Operativos (Cloud/IA/Seguridad): En el ejercicio de sus servicios especializados, la EMPRESA puede tener acceso a logs, credenciales administradas, metadatos de infraestructura y registros de auditoría necesarios para la ciberseguridad y gestión de servicios en la nube.
La información en las bases de datos es sometida a recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión para cumplir con las finalidades establecidas.
> Transferencia y Transmisión: La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a socios comerciales, proveedores de nube (ej. Azure, AWS, Oracle), filiales (Panamá, Perú, Chile) o terceros, únicamente para cumplir con las finalidades del servicio. Esto se hará previa suscripción de compromisos de confidencialidad.
> Transferencia Internacional: La información personal podrá ser transferida a terceros países (por ejemplo, para alojamiento en servidores en la nube), independientemente del nivel de seguridad de las normas de dicho país, garantizando siempre las medidas de seguridad contractuales y técnicas exigidas por la ley colombiana.
> Menores de edad: La EMPRESA velará por el correcto uso de datos de menores, asegurando que todo tratamiento esté autorizado y justificado en el interés superior del menor.
La información recolectada por XOLIT S.A.S. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social como empresa de tecnología y consultoría. Las finalidades específicas incluyen:
> Prestación de Servicios Tecnológicos: Desarrollo, implementación y soporte de soluciones en Ciberseguridad, Inteligencia Artificial, Automatización (RPA/BPA) y Computación en la Nube.
> Cumplimiento Legal: Dar cumplimiento a deberes legales en materia contable, societaria y laboral.
> Relacionamiento: Facilitar, promover y mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial con clientes, proveedores, socios y empleados.
> Seguridad: Monitoreo y aseguramiento de la infraestructura tecnológica propia y de los clientes bajo contrato.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
> Conocer, actualizar y rectificar: Sus datos personales frente a la EMPRESA. Este derecho opera frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
> Solicitar prueba: De la autorización otorgada.
> Ser informado: Por la EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
> Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
> Revocar y/o solicitar supresión: Cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
> Acceder gratuitamente: A sus datos personales objeto de Tratamiento.
La EMPRESA deberá:
> Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
> Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
> Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
> Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
> Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
> Actualizar la información y comunicar oportunamente al Encargado todas las novedades.
> Rectificar la información cuando sea incorrecta.
> Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
> Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
> Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.
> Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento de la ley.
> Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
> Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales deberá enviarse a:
> Entidad: XOLIT S.A.S.
> Dependencia: Oficial de Cumplimiento
> Dirección: Carrera 10 # 97A - 13, Torre B - Oficina 202, Bogotá D.C., Colombia
> Correo electrónico: info@xolit.com
> Teléfono: (601) 743 3323
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en las bases de datos. La solicitud debe presentarse por escrito o correo electrónico a los canales indicados.
> Término de respuesta: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
> Prórroga: Si no es posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos (corrección, actualización, supresión) deberán ser formulados por escrito o correo electrónico y contener: identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección y pruebas.
> Reclamo incompleto: Si falta información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes. Si tras dos (2) meses no presenta la información, se entenderá desistido el reclamo.
> Trámite: Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
> Término de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo.
> Prórroga: Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado y se responderá en un plazo no mayor a ocho (8) días hábiles adicionales.
La presente Política de Tratamiento de Información Personal rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes indefinidamente, mientras la EMPRESA desarrolle su objeto social y sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones legales (laborales, contables, contractuales). Los datos podrán ser eliminados a solicitud del titular, siempre que no contraríe una obligación legal o contractual vigente.
XOLIT S.A.S. — Bogotá D.C., Colombia